Arhivarea electronica are in vedere doua etape:
Preluarea informatiilor inregistrate anterior datei de 01.04.2001 in carnetele de munca,
Scanarea carnetelor de munca si validarea acestora in arhiva electronica special constituita la nivelul Casei Nationale de Pensii si Alte Drepturi de Asigurari Sociale.
Prima etapa a fost demarata incepand cu luna aprilie 2006, prelucrandu-se pana la data de 31.01.2009, un numar de 136.692 carnete de munca, si acestea contin pe interiorul primei coperte a carnetului de munca,“codul de bara”, iar pe interiorul copertei a doua , stampila cu sintagma “ Prelucrat”.
A doua etapa, cea de scanare si validare, a fost inceputa in luna ianuarie 2009 si aceasta presupune reluarea carnetelor de munca prelucrate anterior, cat si a celor care nu au fost prezentate spre prelucrare si care se vor prezenta ulterior.
Carnetele de munca vor fi scanate si validate, iar returnarea catre detinatori (angajatori, persoane fizice), se va efectua numai dupa incheierea procedurii de validare confirmata de catre CNPAS.
Scanarea se deruleaza pe o perioada de 2 ani, respectiv pana la data de 31.12.2010.
Arhiva electronica va fi constituita cu o perioada de retentie a documentelor de 100 de ani.
Carnetele de munca , care nu au trecut prin procedura de preluare a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizate in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, vor parcurge ambele etape ale procedurii de arhivare electronica, respectiv: preluarea informatiilor inregistrate anterior datei de 01.04.2001 cat si constituirea arhivei electronice (scanarea acestora).
Amintim angajatorilor si persoanelor fizice care poseda carnete de munca care nu au trecut prin procedura de preluare a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizate in sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001:
obligativitatea completarii in carnetele de munca a tuturor inscrisurilor pana la data de 1 aprilie 2001, certificarea perioadelor pana la aceasta data pe primul rand liber din cap.VI a carnetului de munca;
atasarea copiei actului de identitate al titularului prinsa cu capse de interiorul primei coperti a carnetului de munca;
predarea carnetelor de munca la Casa Judeteana de pensii Bihor conform procedurilor
de lucru utilizate (in cutii de carton puse la dispozitie de CJP Bihor).
Incepand cu data de 09.01.2009 , s- a demarat procesul de constituire a arhivei electronice (scanarea carnetelor de munca) la nivel national si judetean.
In vederea desfasurarii in bune conditii a procesului de scanare, s-au efectuat mai multe actiuni, din care mentionam:
• s-a incheiat Protocolul cu Inspectoratul Teritorial de Munca Bihor in vederea distribuirii in mod cadentat a carnetelor de munca;
• s-a efectuat un plan de organizare referitor la programarea angajatorilor in vederea predarii carnetelor de munca, la Casa Judeteana de Pensii Bihor, prin trimiterea de notificari catre acestia ;
• asigurarea programului informatic pentru intocmirea documentatiei in vederea predarii carnetelor de munca de catre angajatori si asigurarea consultantei de specialitate in acest sens;
• preluarea zilnica a carnetelor de munca de la persoanele fizice care au realizat vechime in sistemul public de pensii, anterior datei de 01.04.2001;
Pe langa cele 136.692 carnete de munca prelucrate pana in prezent, estimam prezentarea a inca circa 8.000 carnete de munca pentru efectuarea operatiunilor de preluare a datelor cat si cea de scanare a acestora.
Structura detinatorilor celor 136.692 de carnete de munca este urmatoarea:
• 48.000 carnete de munca se afla I.T.M. Bihor;
• 46.000 carnete de munca se afla la angajatori autorizati de catre ITM sa le detina ;
• 34.000 carnete de munca se afla la angajatorii din sistemul bugetar;
• 3.700 carnete de munca se afla la A.J.O.F.M. Bihor- someri;
• 4.100 carnete de munca sunt din arhiva proprie -asigurati cu declaratie si/sau contract de asigurare sociala-;
• 892 carnete de munca aflate in posesia altor persoane fizice.
De la pornirea acestor activitati, la nivelul Casei Judetene de Pensii Bihor s-au receptionat un numar de 11.263 carnete de munca , din care au fost scanate si validate un numar de 6.138 carnete de munca.
În situaţia foştilor asiguraţi ai sistemului public de pensii, care nu au domiciliul sau reşedinţa în România, carnetul de muncă poate fi prezentat pentru prelucrare casei teritoriale de pensii în a căreia rază au fost asiguraţi ultima dată sau, după caz, din raza de domiciliu a persoanei desemnate de către titular.
Carnetele de munca transmise prin posta caselor teritoriale de pensii trebuie insotite obligatoriu de copia actului de identitate a titularului cu codul numeric personal valabil in Romania.
In cazul in care nu poseda acte de identitate romanesti, carnetele de munca trebuiesc insotite de copia pasaportului sau actului de identitate din tara rezidenta, care vor fi utilizate in vederea generarii codului numeric personal.
Pentru cei care opteaza pentru prezentarea carnetului de munca prin intermediul unei persoane, carnetul de munca va fi insotit de copia actului de identitate al persoanei desemnate de catre titular.
In vederea prevenirii producerii unor erori privind prelucrarea, scanarea si validarea carnetelor de munca, rugam ca actele de identitate sa fie actualizate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport)
Momentan, in procesul privind arhivarea electronica exista anumite situatii care conduc la desfasurarea intr-o perioada de timp mai indelungat a acestui proces din cauza documentelor de identitate al titularului, cum ar fi:
• modificari ale actului de identitate a titularului carnetului, care initial a fost prelucrat in baza de date, cu vechiul identificator;
• carnetele de munca , initial prelucrate, ale cetatenilor romani care si-au schimbat intre timp cetatenia si nu mai poseda decat pasaport strain;
• carnete de munca depuse de catre persoane fizice , neavand copia actului de identitate;
Mentionam faptul ca, nerespectarea termenelor de predare a carnetelor de munca de catre angajatori conform programarii stabilite, precum si nepredarea carnetelor de munca de catre persoanele fizice, constituie contraventie conform prevederilor legale in vigoare si se sanctioneaza cu amenda de la 300 la 600 lei, in cazul persoanelor fizice, si de la 1.500 la 5.000 lei, in cazul persoanelor juridice .
DIRECTOR EXECUTIV DIRECTOR EXECUTIV ADJ.
dr. ec. Szarka Arpad ec. Bulugea Mircea
SEF SERVICIU COMUNICARE SEF SERVICIU “EVIDENTA CONTRIB”
ing. Vass Alexandru ing. ec. Cosor Doina